Waar de kantooruren echt heen gaan
Vraag een planner wat de tijd kost en het antwoord is zelden plannen. Het is achter dingen aan zitten: de vrachtbrief die niet terug is, de klant die vraagt waar zijn levering blijft, de chauffeur die belt omdat een adres niet klopt, het tarief dat eerst in een spreadsheet opgezocht moet worden voordat de factuur eruit kan.
Daaronder ligt bijna altijd hetzelfde: één opdracht die meerdere keren wordt ingevoerd. Een order op het planbord getypt, dezelfde gegevens op een vrachtbrief geschreven, de brief bij terugkomst weer ingetypt, en daarna de cijfers nog eens overgenomen in de factuur. Vier versies van één rit, die het allemaal met elkaar oneens kunnen zijn.
Daarom groeit de bezetting meestal één op één mee met het volume. Elke extra rit brengt dezelfde handelingen mee. De enige manier om dat te doorbreken is stoppen met opnieuw invoeren.
Wat niemand meer hoeft te doen
Zes stukken dagelijkse administratie die verdwijnen als de ritregistratie de bron is.
Orders komen binnen als data
EDI, API of een upload. Vaste klanten zijn geen inbox meer die overgetypt moet worden; de order staat op het bord zonder dat iemand een mail heeft gelezen.
Documenten worden gemaakt, niet geschreven
Vrachtbrieven komen ingevuld uit de rit. Niemand neemt adressen, aantallen colli of gewichten over op een formulier.
Het bewijs komt vanzelf terug
Handtekening, tijdstip en foto hangen aan de rit zodra de chauffeur klaar is. Er is geen map met papier om op te halen en te sorteren.
Factureren vanuit dezelfde registratie
Tariefregels rekenen de rit af die werkelijk is gereden. De factuur is controleren in plaats van typen, en kan de dag van levering de deur uit.
De statusvraag is beantwoord voordat hij gesteld wordt
Klanten zien hun eigen zending. De telefoon is niet langer het volgsysteem, en dat is de grootste onderbreking in een planningsdag.
Fust geteld op het document
Besteld, geladen en geretourneerd staan op de vrachtbrief zelf, zodat het fustsaldo geen aparte spreadsheet is die iemand met de hand bijhoudt.
Wat dit niet doet
Het haalt de behoefte aan mensen die het werk kennen niet weg. Iemand beslist nog steeds welke lading wacht en welke klant gebeld wordt als een venster niet gehaald wordt. Dat oordeel is niet het deel dat u uren kost.
Het repareert ook geen proces waarover niemand het eens is. Als drie planners een rit elk anders beprijzen, reproduceert software die drie manieren trouw. Tariefregels moeten één keer vastgesteld worden voordat ze automatisch toegepast kunnen worden, en dat gesprek is van u, niet van ons.
Wat er op kantoor verandert
Geen kleiner team — hetzelfde team dat meer werk opvangt.
Facturatie wacht niet meer op papier
Het afleverbewijs zit in het systeem voordat de wagen terug is, dus de factuur ligt niet achter een vrachtbrief die in de cabine meereist.
Een rit wordt één keer getypt
Order, document, bewijs en factuur lezen uit één registratie, dus de vier versies die het oneens konden zijn worden er één die dat niet kan.
De onderbrekingen nemen af
Als klanten hun zending kunnen zien en chauffeurs hun rit, valt de planningsdag niet meer uiteen in stukjes van tien minuten.
Volume trekt de bezetting niet meer mee
Omdat de handelingen per rit dalen, betekent meer ritten niet nog een bureau. Dat is het verschil tussen groeien en alleen maar drukker worden.
Vragen over de backoffice
Betekent dit dat we minder mensen nodig hebben?
Dat is uw beslissing, niet iets wat de software afdwingt. Wat verandert is hoeveel werk een team aankan. De meeste vervoerders gebruiken het om meer volume te draaien met de mensen die ze hebben, niet om het team te verkleinen.
We hebben al een systeem. Komt hier gewoon een systeem bij?
Het helpt alleen als het het opnieuw invoeren vervangt in plaats van er iets aan toe te voegen. Daarom zijn de koppelingen belangrijk: voeden uw boekhouding, uw klanten en uw telematica dezelfde ritregistratie, dan blijft er niets over om tussen systemen over te typen.
Hoe lang duurt het voordat de administratie echt daalt?
De kant van documenten en bewijs verandert zodra chauffeurs de app gebruiken. Facturatie verandert zodra uw tariefregels erin staan, en dat is het deel waar uw inbreng voor nodig is en dat meestal het langst duurt.
En klanten die hun orders nog per mail sturen?
Sommige blijven dat doen. Die moeten nog steeds ingevoerd worden, dus de winst is evenredig aan hoeveel van uw volume van vaste klanten komt die gekoppeld kunnen worden. Daar mag u eerlijk over zijn voordat u een grote sprong verwacht.
Moeten onze planners anders gaan werken?
Het planbord blijft een planbord, met drag and drop waar u controle wilt. Wat verandert is alles ervoor en erna: hoe het werk binnenkomt en wat er na het lossen gebeurt.
Bekijk het op uw eigen week
Neem een gewone week aan orders mee, dan draaien we die erdoorheen. U ziet precies welke handelingen verdwijnen en welke blijven.
Demo aanvragen