Wohin die Bürostunden wirklich gehen
Fragen Sie einen Disponenten, was Zeit kostet, und die Antwort ist selten das Disponieren. Es ist das Hinterhertelefonieren: der Frachtbrief, der nicht zurück ist, der Kunde, der nach seiner Lieferung fragt, der Fahrer, der anruft, weil eine Adresse nicht stimmt, der Tarif, der erst in einer Tabelle gesucht werden muss, bevor die Rechnung rausgeht.
Darunter liegt fast immer dasselbe: ein Auftrag, der mehrfach erfasst wird. Ein Auftrag in die Plantafel getippt, dieselben Angaben auf einen Frachtbrief geschrieben, der Brief bei Rückkehr wieder eingetippt, danach die Zahlen nochmals in die Rechnung übernommen. Vier Fassungen einer Tour, die sich alle widersprechen können.
Deshalb wächst die Besetzung meist eins zu eins mit dem Volumen. Jede zusätzliche Tour bringt dieselben Handgriffe mit. Durchbrechen lässt sich das nur, indem die Mehrfacherfassung aufhört.
Was niemand mehr erledigen muss
Sechs Stücke täglicher Verwaltung, die entfallen, wenn der Tourdatensatz die Quelle ist.
Aufträge kommen als Daten
EDI, API oder Upload. Stammkunden sind kein Postfach mehr zum Abtippen; der Auftrag steht auf der Tafel, ohne dass jemand eine Mail gelesen hat.
Dokumente werden erzeugt, nicht geschrieben
Frachtbriefe kommen ausgefüllt aus der Tour. Niemand überträgt Adressen, Packstückzahlen oder Gewichte auf ein Formular.
Der Nachweis kommt von selbst zurück
Unterschrift, Zeitstempel und Foto hängen an der Tour, sobald der Fahrer fertig ist. Es gibt keine Mappe Papier zum Einsammeln und Sortieren.
Abrechnung aus demselben Datensatz
Tarifregeln rechnen die Tour ab, die tatsächlich gefahren wurde. Die Rechnung ist Prüfen statt Tippen und kann am Tag der Zustellung raus.
Die Statusfrage ist beantwortet, bevor sie kommt
Kunden sehen ihre eigene Sendung. Das Telefon ist nicht länger das Trackingsystem, und das ist die größte Unterbrechung im Dispositionstag.
Leergut auf dem Dokument gezählt
Bestellt, geladen und zurückgegeben stehen auf dem Frachtbrief selbst, sodass der Leergutbestand keine separate Tabelle ist, die jemand von Hand pflegt.
Was das nicht leistet
Es ersetzt keine Menschen, die das Geschäft kennen. Jemand entscheidet weiterhin, welche Ladung wartet und welcher Kunde angerufen wird, wenn ein Zeitfenster platzt. Dieses Urteil ist nicht der Teil, der Sie Stunden kostet.
Es repariert auch keinen Ablauf, über den sich niemand einig ist. Bepreisen drei Disponenten dieselbe Tour unterschiedlich, bildet Software alle drei Varianten getreu ab. Tarifregeln müssen einmal festgelegt werden, bevor sie automatisch greifen können, und dieses Gespräch gehört Ihnen, nicht uns.
Was sich im Büro ändert
Kein kleineres Team — dasselbe Team, das mehr Arbeit auffängt.
Die Abrechnung wartet nicht mehr auf Papier
Der Ablieferungsnachweis ist im System, bevor der Lkw zurück ist. Die Rechnung hängt nicht hinter einem Frachtbrief, der im Fahrerhaus mitfährt.
Eine Tour wird einmal getippt
Auftrag, Dokument, Nachweis und Rechnung lesen aus einem Datensatz. Aus vier Fassungen, die sich widersprechen konnten, wird eine, die es nicht kann.
Die Unterbrechungen gehen zurück
Wenn Kunden ihre Sendung sehen und Fahrer ihre Tour, zerfällt der Dispositionstag nicht mehr in Zehn-Minuten-Stücke.
Volumen zieht die Besetzung nicht mehr mit
Weil die Handgriffe pro Tour sinken, bedeutet mehr Volumen nicht noch einen Schreibtisch. Das ist der Unterschied zwischen Wachsen und bloß Beschäftigtsein.
Fragen zum Büro
Heißt das, wir brauchen weniger Leute?
Das ist Ihre Entscheidung, nichts, was die Software erzwingt. Was sich ändert, ist die Arbeitsmenge, die ein Team trägt. Die meisten Unternehmen fahren damit mehr Volumen mit denselben Leuten, statt das Team zu verkleinern.
Wir haben schon ein System. Kommt jetzt einfach noch eines dazu?
Es hilft nur, wenn es die Mehrfacherfassung ersetzt, statt sie zu ergänzen. Deshalb zählen die Schnittstellen: speisen Buchhaltung, Kunden und Telematik denselben Tourdatensatz, bleibt nichts mehr zum Übertragen.
Wie lange dauert es, bis die Verwaltung wirklich abnimmt?
Die Dokument- und Nachweisseite ändert sich, sobald die Fahrer die App nutzen. Die Abrechnung ändert sich, sobald Ihre Tarifregeln hinterlegt sind, und das ist der Teil, der Ihre Mitarbeit braucht und meist am längsten dauert.
Und Kunden, die Aufträge weiterhin per Mail schicken?
Manche werden das immer tun. Die müssen weiterhin erfasst werden. Der Gewinn hängt also davon ab, wie viel Ihres Volumens von Stammkunden kommt, die angebunden werden können. Das sollte man ehrlich einrechnen, bevor man einen Sprung erwartet.
Müssen unsere Disponenten anders arbeiten?
Die Plantafel bleibt eine Plantafel, mit Drag and Drop, wo Sie Kontrolle wollen. Was sich ändert, ist alles davor und danach: wie die Arbeit hereinkommt und was nach dem Abladen passiert.
Sehen Sie es an Ihrer eigenen Woche
Bringen Sie eine normale Auftragswoche mit, wir lassen sie durchlaufen. Sie sehen genau, welche Handgriffe entfallen und welche bleiben.
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