Transportplanning: zo houdt u het overzicht

Waarom Excel het tot een bepaald punt uitstekend doet

Bijna elk transportbedrijf begint met een spreadsheet, en dat is geen domme keuze. Een planbord in Excel is gratis, iedereen snapt het en u kunt er alles in kwijt wat u wilt.

Het breekt op drie punten. Het eerste is gelijktijdigheid: zodra twee mensen plannen, bestaan er twee waarheden. Het tweede is geheugen: de afspraak dat deze klant nooit voor tien uur gelost wil worden, staat nergens behalve in iemands hoofd. Het derde is de koppeling met de uitvoering: de planning weet niet wat er onderweg werkelijk gebeurt.

Het resultaat is herkenbaar. De planning klopt om acht uur en is om elf uur fictie, en niemand weet precies wanneer dat is gebeurd.

De beperkingen die er echt toe doen

Optimaliseren op afstand alleen levert een route op die niemand kan rijden. De beperkingen die een plan maken of breken zijn bijna altijd andere.

Leveringsvensters staan bovenaan. Een half uur te laat bij een distributiecentrum met vaste dockslots betekent wachten tot het volgende slot, of helemaal niet lossen.

Daarna komt wat er fysiek op de wagen past: laadmeters, gewicht, stapelbaarheid, en of een stapelwagen wel of niet gestapeld mag worden. Een plan dat op kilometers klopt maar niet op laadmeters is geen plan.

Dan rij- en rusttijden, de vaardigheden van de chauffeur, en de voorkeuren van klanten die nergens contractueel staan maar u wel een telefoontje opleveren als u ze negeert.

Handmatig of automatisch: een valse tegenstelling

De discussie wordt vaak gevoerd alsof u moet kiezen. In de praktijk doet een goede planner beide op dezelfde dag.

Automatisch plannen is op zijn best bij volume en herhaling: veel stops, bekende klanten, stabiele vensters. De optimalisatie doet in seconden wat een mens in een half uur doet, en doet het consistenter.

Handmatig plannen is op zijn best bij uitzonderingen en oordeel. Een spoedzending die er tussen moet, een klant die vandaag coulance verdient, een chauffeur die dit adres beter kent. Dat zijn geen beperkingen die u in een algoritme zet.

Wat telt is dat beide op hetzelfde plan werken. Laat de optimalisatie het grove werk doen, sleep daarna de drie ritten die aandacht nodig hebben, en laat het systeem opnieuw doorrekenen wat dat voor de rest betekent.

Plannen is pas af als de uitvoering terugkoppelt

Een plan dat niet weet wat er gebeurt, is een voorspelling die om negen uur al achterloopt. De vraag is niet of er iets misgaat, maar hoe snel u het weet.

Daarom hangt planning vast aan wat de chauffeur doet: werkelijke aankomsttijden, de handtekening bij aflevering, een foto bij schade. Niet om te controleren, maar omdat de volgende beslissing anders op verouderde informatie wordt genomen.

Dat is ook waar de administratieve winst zit. Als de uitvoering terugkoppelt in dezelfde registratie, is de rit na het lossen administratief klaar in plaats van het begin van een papieren traject.

Waar u aan merkt dat het werkt

Niet aan een percentage in een rapport. Aan concretere dingen: hoeveel keer per dag de telefoon gaat met de vraag waar een zending is, hoe laat de laatste factuur van gisteren de deur uit ging, en of een zieke planner nog een probleem is.

Dat laatste is de scherpste test. Als de planning van morgen alleen te maken is door de persoon die hem gisteren maakte, zit uw proces nog in iemands hoofd en niet in uw systeem.