Transportplanung: den Überblick behalten

Warum Excel bis zu einem Punkt hervorragend funktioniert

Fast jedes Transportunternehmen beginnt mit einer Tabelle, und das ist keine dumme Wahl. Eine Plantafel in Excel kostet nichts, jeder versteht sie, und Sie können alles hineinschreiben.

Sie bricht an drei Stellen. Erstens Gleichzeitigkeit: sobald zwei Personen planen, gibt es zwei Wahrheiten. Zweitens Gedächtnis: die Abmachung, dass dieser Kunde nie vor zehn Uhr entladen wird, steht nirgends außer in einem Kopf. Drittens die Verbindung zur Ausführung: der Plan weiß nicht, was unterwegs wirklich passiert.

Das Ergebnis kennt jeder. Um acht stimmt der Plan, um elf ist er Fiktion, und niemand kann sagen, wann genau das passiert ist.

Die Restriktionen, die wirklich entscheiden

Nur auf Entfernung zu optimieren ergibt eine Tour, die niemand fahren kann. Die Restriktionen, die einen Plan tragen oder kippen lassen, sind fast immer andere.

Zeitfenster stehen an erster Stelle. Eine halbe Stunde zu spät an einem Verteilzentrum mit festen Dockslots heißt warten auf das nächste Slot oder gar nicht entladen.

Dann, was physisch auf den Lkw passt: Lademeter, Gewicht, Stapelbarkeit und ob ein Rollcontainer gestapelt werden darf. Ein Plan, der in Kilometern aufgeht, aber nicht in Lademetern, ist kein Plan.

Danach Lenk- und Ruhezeiten, Qualifikationen der Fahrer und Kundenvorlieben, die in keinem Vertrag stehen, Ihnen aber einen Anruf einbringen, wenn Sie sie übergehen.

Manuell oder automatisch ist ein falscher Gegensatz

Die Debatte wird geführt, als müssten Sie sich entscheiden. In der Praxis macht ein guter Disponent am selben Tag beides.

Automatisch planen ist stark bei Volumen und Wiederholung: viele Stopps, bekannte Kunden, stabile Fenster. Die Optimierung erledigt in Sekunden, wofür ein Mensch eine halbe Stunde braucht, und das gleichmäßiger.

Manuell planen ist stark bei Ausnahmen und Urteilsvermögen. Eine Eilsendung, die dazwischen muss, ein Kunde, der heute Entgegenkommen verdient, ein Fahrer, der diese Adresse besser kennt. Das sind keine Restriktionen für einen Algorithmus.

Entscheidend ist, dass beides am selben Plan arbeitet. Die Optimierung macht die Masse, danach ziehen Sie die drei Touren, die Aufmerksamkeit brauchen, und das System rechnet nach, was das für den Rest bedeutet.

Ein Plan ist erst fertig, wenn die Ausführung zurückmeldet

Ein Plan, der nicht weiß, was passiert, ist eine Prognose, die um neun Uhr hinterherläuft. Die Frage ist nicht, ob etwas schiefgeht, sondern wie schnell Sie es erfahren.

Deshalb hängt Planung an dem, was der Fahrer tut: tatsächliche Ankunftszeiten, die Unterschrift bei der Ablieferung, ein Foto bei Schaden. Nicht zur Kontrolle, sondern weil sonst die nächste Entscheidung auf veralteten Daten fällt.

Dort liegt auch der Verwaltungsgewinn. Meldet die Ausführung in denselben Datensatz zurück, ist die Tour nach dem Entladen administrativ fertig, statt eine Papierreise zu beginnen.

Woran Sie merken, dass es wirkt

Nicht an einer Prozentzahl im Bericht. An Konkreterem: wie oft das Telefon mit der Frage nach einer Sendung klingelt, wann gestern die letzte Rechnung rausging, und ob ein kranker Disponent noch ein Problem ist.

Das Letzte ist der schärfste Test. Lässt sich der Plan von morgen nur von der Person machen, die den von heute gemacht hat, steckt Ihr Prozess noch in einem Kopf und nicht im System.