Wat is een CMR-vrachtbrief?

De afspraak op papier, niet de eigendomsakte

CMR staat voor Convention relative au contrat de transport international de Marchandises par Route: het verdrag dat in 1956 in Genève is gesloten. Het geldt zodra een zending over de weg een landsgrens passeert en ten minste een van beide landen is aangesloten.

De vrachtbrief bewijst drie dingen: dat er een vervoerovereenkomst is, wat de afzender heeft meegegeven, en in welke staat de geadresseerde het heeft ontvangen. Hij is geen eigendomsbewijs. U kunt goederen niet overdragen door de CMR door te geven, zoals dat met een cognossement in de zeevaart wel kan.

Wat er in de vakken staat

Een CMR heeft 24 genummerde vakken. Bij discussies achteraf gaat het bijna altijd om dezelfde handvol.

Vak 1 tot en met 4 leggen de partijen en de route vast: afzender, geadresseerde, plaats van aflevering, en plaats en datum van inlading. Vak 6 tot en met 12 beschrijven de zending zelf: aantal colli, verpakking, aard van de goederen, brutogewicht en volume.

Vak 13 bevat de instructies van de afzender, bijvoorbeeld douaneformaliteiten of rembours. Vak 16 en 17 noemen de vervoerder en eventuele opvolgende vervoerders. Vak 18 is het belangrijkste vak van het document: daar noteert de vervoerder zijn voorbehouden en opmerkingen.

Vak 22, 23 en 24 zijn de handtekeningen van achtereenvolgens de afzender, de vervoerder en de geadresseerde. Zonder die derde handtekening heeft u geen bewijs van aflevering.

Een ingevulde vrachtbrief, vak voor vak

De vrachtbrief hierboven is een echte, afkomstig uit Retrack TMS. Loop hem van boven naar beneden door en u ziet waar de discussies vandaan komen.

Links boven staan afzender en geadresseerde, rechts daarvan de vervoerder. Daaronder de losplaats en de datum van inlading. Tot zover vult iedereen hetzelfde in.

Interessanter is het blok met laad- en lostijden. Daar staan verwachte en werkelijke tijden naast elkaar: 12:01 geladen tegen een venster dat om 12:00 begon, 12:07 gelost. Wie achteraf over wachttijd praat, praat over deze twee regels.

Daaronder staat het fust: dragertype, besteld, geladen en het verschil. CC 3 besteld en 3 geladen, CO 5 en 5, EK 1 en 1. Op een papieren formulier is dit vaak het vak dat leeg blijft en later een aparte spreadsheet wordt.

Onderaan staan drie handtekeningen en de velden voor laad- en losproblemen. Een vrachtbrief zonder die derde handtekening is geen afleverbewijs, hoe netjes de rest ook is ingevuld.

Waarom vak 18 telt

Neemt de vervoerder de zending zonder opmerking aan, dan gaat de wet ervan uit dat de goederen en de verpakking in goede staat waren en dat het aantal colli klopte. Wie achteraf het tegendeel wil bewijzen, staat met lege handen.

Een voorbehoud moet daarom concreet zijn en op het moment zelf worden genoteerd. "Doos 3 ingedeukt aan de bovenzijde" is bruikbaar. "Onder voorbehoud" is dat niet: een algemeen voorbehoud zonder reden telt niet mee als de afzender het niet heeft aanvaard.

Dat is ook waarom een foto op het moment van laden of lossen zoveel waard is. Een opmerking in vak 18 met een bijbehorende foto is moeilijk te weerspreken.

Drie exemplaren, en de kleuren

Het verdrag schrijft drie originelen voor, alle drie ondertekend door afzender en vervoerder. Het eerste is voor de afzender, het tweede reist mee met de goederen en is voor de geadresseerde, het derde houdt de vervoerder.

In de praktijk ziet u vaak vier vellen in rood, blauw, groen en zwart. Die kleuren staan niet in het verdrag; ze zijn een afspraak tussen drukkers, en het vierde vel is bedoeld voor de eigen administratie. Wie de set anders indeelt doet niets verkeerd, zolang de drie originelen er zijn.

AVC of CMR: welke geldt voor uw rit?

Het verschil zit in de grens. Gaat de zending over de weg naar een ander land en is minstens een van beide landen aangesloten bij het CMR-verdrag, dan geldt CMR en kunt u daar niet van afwijken.

Blijft de rit binnen Nederland, dan gelden meestal de Algemene Vervoercondities, de AVC. Dat zijn geen wet maar algemene voorwaarden: ze gelden doordat partijen ze van toepassing verklaren, en veel opdrachtgevers doen dat standaard.

Praktisch gezien lijken de formulieren op elkaar. Het verschil dat telt is de aansprakelijkheid. CMR kent een eigen limiet per kilogram en eigen verjaringstermijnen; AVC regelt dat anders. Welk regime geldt, bepaalt dus wat een schadeclaim u uiteindelijk kost.

Veel Nederlandse vrachtbrieven vermelden daarom beide: AVC voor het binnenlandse deel, CMR zodra de rit de grens over gaat. Op de vrachtbrief hierboven ziet u precies dat, met AVC-2002 naast het CMR-kenmerk.

Vrachtbrief of pakbon?

Ze worden door elkaar gehaald, maar ze dienen een ander doel. De vrachtbrief legt de vervoerovereenkomst vast tussen afzender en vervoerder, en wordt door beide ondertekend. Hij gaat over het vervoer.

De pakbon hoort bij de levering aan de klant en beschrijft wat er in de doos zit. Hij regelt niets juridisch over het vervoer en is voor de vervoerder geen bewijs van iets.

Vandaar de praktische regel: een getekende pakbon is geen afleverbewijs in de zin van het vervoerrecht. Als uw klant stelt dat er iets ontbrak, is vak 18 van de vrachtbrief het document waar het om draait, niet de pakbon.

Wanneer is hij verplicht?

Voor internationaal wegvervoer tussen aangesloten landen is het CMR-verdrag dwingend recht: partijen kunnen er contractueel niet van afwijken. Ontbreekt de vrachtbrief, dan blijft de vervoerovereenkomst overigens geldig; u verliest vooral uw bewijspositie.

Voor binnenlands vervoer in Nederland gelden doorgaans de AVC-voorwaarden in plaats van CMR, en veel opdrachtgevers eisen dan een AVC-vrachtbrief. Of dat in uw situatie verplicht is, hangt af van wat u contractueel bent overeengekomen. Laat dat bij twijfel toetsen door uw eigen jurist en vaar niet op de uitleg van een softwareleverancier.

Wat er verandert als de vrachtbrief digitaal wordt

Het eCMR-protocol uit 2008 geeft een elektronische vrachtbrief dezelfde rechtskracht als een papieren, tussen landen die het protocol hebben geratificeerd. Nederland, België, Duitsland, Spanje en Frankrijk horen daarbij.

Praktisch verandert vooral het tempo. Een papieren CMR is pas af als hij fysiek op kantoor ligt: hij reist mee in de cabine, blijft een nacht in een map liggen en komt dagen na de levering binnen. Tot die tijd kunt u niet factureren en kunt u een klant die de levering betwist niets laten zien.

Digitaal wordt het document vastgelegd waar de levering plaatsvindt. Handtekening, tijdstip en foto zitten meteen aan de rit vast, en de gegevens staan direct in de backoffice.